把自己当公司运营

自我管理是管理的第一步

5dw 发表于 2017年 11 月 13日

公司VS个人

公司,做为一种组织形式出现的时间算不上太久,但是围绕这么一种组织形式所产生的理论非常多,而且人们对这些理论的研究非常深入。我认为这有两个原因:

  1. 公司是一种经济体,经济的发展在现代社会里是几乎所有人需要重视的,人人都希望能获得物质财富,公司更是这样,这增加了人们对公司相关理论的热情
  2. 公司是一种理性的群体,可以通过理性的方法来进行管理,这些方法以及这些方法的实践都相对可控,这增加了出现各种相关理论的可能性

而我们做为个体的人,和公司有着很大的差别。

  • 首先人不是理性的。虽然,我们每个人都在尽力地使自己更加的理性,但我们大多数时候的行为依然还是会严重地受到感性的左右。
  • 其次个体更加的自由。公司不可能没有目标,但个人却可以因为不管什么原因稀里糊涂地度过一生。公司不可能没有计划,但个人却可以。

公司和个人的这些区别导致的结果是,我们很难使自己的职业生涯发展像公司的发展那样有理论可以支撑,有方法可以应用。每当我们去咨询职业规划,大多数时候第一个被要求做的事情就是要想清楚自己的理想或者自己希望以什么样的方式度过一生。

但是实际上,我们有多少人能在比较早的时候就想清楚这些呢?或者说,如果能想清楚,谁还需要去咨询?

我们需要全力以赴的方法

所以,我认为,我们个人的职业规划很难像公司那样可以在开始就拟定一个确切的方向,因为公司的成立是基于某种基础的,不管是创始人有某种特别的技能,还是国家需要发展某个领域。但我们出生的时候是没带着任何基础的,哪怕到了我们从校园走向社会开始自己的职业生涯,也还是一样没有有什么特别的基础。

我们真正需要规划的,不应该是做什么职业,选择什么样的行业等等。而应该是规划一种方法,这个方法可以使我们更快地认识到自己以及自己需要走向的方向。我们需要的不是先告诉别人我希望的人生设想然后让别人告诉我们选择什么样的职业路径,而是通过一些方法让我们找到我们的人生设想,因为我们最需要的正是这个设想,而不是有了设想之后的事情。

我们不可能先选定方向再全力以赴,我们要在全力以赴中找到方向。但重点在于我们应该如何全力以赴,我们需要这样的理论。

我认为这样的理论是存在的,而且和公司的管理理论相通。虽然个人和公司有着很大的区别,但我们依然可以借鉴。

通过分析企业管理中我们提到过的三个方法,企业的员工管理业务管理客户管理。我得出在自我管理中,对个人影响最大的三个方法,那就是体系管理、目标管理和时间管理。

体系管理

就像上面提到的,公司的成立往往是因为有了一定的基础,促成了有某种明确目标的公司的诞生,公司诞生之后就有了明确的民展方向。哪怕公司在发展过程中这种目标会发生变化,但至少他是一直都拥有明确目标的。

对我们个人来说,最重要的也是要找到这个使我们可以奋斗的目标,或者说至少是现在我们认为我们可以为之奋斗的目标,哪怕以后随着自己能力的发展,我们会改变这个目标。

那么,我们需要的就是公司成立之前的那个基础。对于个人来说,这个基础包括自己的知识体系、外部资源以及学习方法。这些都像是你自己的员工,每个知识都是你的员工,每个人际关系都是你的员工,每种学习方法也都是你的员工。你需要了解他们,积累他们,并使用他们。像在员工管理中,我们说到,需要满足员工的欲望、需要调动员工的积极性、还需要提高员工的业务能力。对于我们的体系员工,我们需要用类似的方法。我们一条条说。

知识体系

知识体系对于个人的发展来说是最最重要的,因为不管我们以后想做什么,都首先取决于我们能做什么,而能做什么取决于我们的知识体系,取决于我们肚子里有多少干货。

那么我们应该怎么管理我们的知识员工呢?

  • 知识的欲望是体系化,你要把相关的知识都装进你的大脑,这样他们才不会孤独。如果你告诉别人你了解心理学,但却只听说过一个叫弗洛伊德的人,他有什么理论思想你不知道,他有什么成就你也不知道,这样的你还不如告诉别人你完全不知道心理学。一知半解,是知识体系化最大的敌人。我们需要在平时的学习中有意识地使我们的知识成体系,不管是因为了解到一个新知识点而刻意去深挖所有相关的知识,还是对我们头脑中已经有的知识进行梳理,都可以对我们建立自己的知识体系有所帮助。
  • 知识的积极性需要通过练习提高,就是对知识的熟练掌握。当你对一个知识点多次应用之后,它会更愿意从你的脑海里蹦出来帮你解释当前的问题。当你对你的知识体系中的重要知识点都经过了充分的练习,那么你就可以在多数情况下对面对的问题游刃有余。
  • 知识的能力需要通过总结回顾来提高,就是可以正确地运用知识的能力。再熟悉的知识也只有在正确的时机被使用才有意义。我们需要在反复的练习之后进行回顾,看看我们是否把正确的知识以正确的方法用在了合适的时机。如果不是,我们需要进行自我调整,以使在再次使用相关知识的时候更加正确,这就是提高了这部分知识的“业务能力”。

外部资源

知识体系再完整我们也不可能在一生的职业发展中只靠自己,我们总是需要在和其他人的合作中发展自己。这些在合作中涉及到的人、事、物,都是我们的外部资源。我们只有充分地利用好这些资源,才可以使我们的职业发展更加顺畅。

  • 资源的欲望是活,就是要让所有的资源活动起来,或者说联系起来。外部资源本身就是一种关系,你和某人的关系,你和某事的关系,你和某物的关系等等。这些关系本身可能是孤立的,你只有把他们充分地联系起来,他们才会更有活力。这种联系包括你和这些资源的联系以及他们之间的联系。
  • 资源的积极性取决于他们对你产生过的帮助。心理学中有一个门槛效应的理论,就是当人们给一个人提供了一个小的帮助之后,会更愿意给同一个人提供更大的帮助。你的外部资源也是一样,只有他们对你有过“小”的帮助之后,他们对你来说才更有大的作用,因为他们会更加愿意为你提供更大的帮助。所以,要让资源更积极,就需要多多地使他们释放能量为你提供从小到大的帮助。这本身是调动资源积极性的方式,也同时是使资源活动起来的好方法。
  • 资源的能力需要通过提高相互联系的质量来提高。各种资源本身都有默认的相互联系,也就是你本能就知道的他们之间的关系。但只有通过统筹他们之间更深层次的关系,使之可以在意想不到的地方发挥作用,他们对你来说的能力才会更强。

学习方法

我们的知识体系,我们的外部资源,都需要慢慢地积累,从少到多,从弱到强。而这个过程需要好的学习方法来指导。学习方法根本上也是一种知识,所以具备知识的所有特性,需要体系化,需要多练习,也需要多回顾调整。但学习方法是这么的重要,所以我们把他从知识体系中独立出来研究。

  • 方法的欲望是有理论依靠,这样方法才会觉得踏实。而有了明确的理论依靠我们在使用方法的时候才会更理性,更清晰,才会更容易执行。
  • 方法的积极性需要通过多使用来提高,就像知识一样,方法也需要经常地被使用才能变得更积极,更容易当你需要的时候从你的头脑中涌现出来。
  • 方法的能力需要通过因人而异的调整来提高。我们从外界学来的方法,再完整也只是通用的理论,不可能完全适用于每一个人,我们需要在自己对方法的使用中不断摸索,不断根据自己的情况调整,才能找到最适合自己的那些方法,甚至形成自己的方法理论体系。

目标管理

和企业一样,个人也需要有自己的目标,而这正是很多人缺少的。很多人可能会觉得,不对,我有自己的目标,比如我的目标是把现在的这份工作做好,或我的目标是挣更多的钱,或我的目标是让我的家庭更幸福,等等。

但是,这些都不是合适的目标,因为他们不够明确。借鉴企业管理中的目标管理,我们很容易理解,个人的目标同样需要具备以下三个特点,才算得上是好的目标:

  • 明确可行
  • 透明
  • 持续反馈

目标需要是明确且可量化的,这样才可以判断我们的目标是否完成,或怎么样才算完成。而且目标需要可行,不应该太过简单,也不应该不切实际,好的目标应该是在自己的发展方向,并且是通过自己的努力有可能可以达到的。也就是需要自己真的努力一把才能达到。

我们的目标需要透明,这一点需要特殊解释一下。企业的目标需要在企业内部透明,企业部门的目标需要在部门内部透明,目的是让所有的相关人员都能目标一致,向着统一的方向努力。而我们个人的目标为什么也需要透明呢?这里说的透明是指的向家人和朋友透明。因为只有别人了解了你的目标之后才有可能在相同的方向上给你提供必要的支持和帮助,而别人了解你的目标的另一个重要做用就是,他们会给你提供有用的信息让你更能了解自己的目标是否可行,或有没有什么地方是需要调整,等等。

企业面对的环境在变,我们个人也一样,我们所处的环境有时候比企业面对的还要多变,所以我们的个人目标也同样需要持续的反馈,我们需要定期做总结,检查我们目标的完成情况,以及是否需要调整。这里的重点是持续,就是要一直坚持做总结反馈,包括自己对自己的反馈,也包括家人朋友对自己的反馈。

另外,我们的目标应该还分为长期目标和短期目标。越是短期的目标越是需要具体明确,越是需要更频繁地回顾和总结。而长期的目标还是要遵循上述特点,只不过可以稍微宽泛一些,也可以把定期反馈的间隔拉得长一些。

比如,你希望在一年之内完成对某个知识体系的梳理,从而在此方面找到一份新的工作。这就是一个短期的目标,你可能需要把需要完成此目标的具体日期定下来,还要确定此知识体系的具体范围以及评价是否掌握的具体标准,以及你希望找到的新工作的具体职位和薪水,等等,因为十年之后变数太大,定义太详细也意义不大。

而你希望自己在十年之内成长为一个可以独立运营一家中型公司的CEO,这就可以算做是一个长期目标。针对这个目标,你需要有一个明确的期限,但是十年还是十一年就没必要那么精确,你也需要知道运营一家公司都需要哪些能力,而你要以什么样的方式去获得这种能力,这也可以是个基本的概括性的范围,不需要太具体,同样你也没必要定义自己要去哪一家公司等等。

但是,长期目标通常都需要划分成短期目标,而划分之后的短期目标就需要非常的明确而具体,这样你就可以把比较笼统的长期目标变成可行性非常高的短期目标,进而使他们可以在比较可控的范围内得到实现。

还是比如你希望十年之内成长为一个可以独立运营一家中型公司的CEO,那么你可能需要把这个长期目标划分,得到一系列的短期目标,第一个需要实现的可能是在当前做为销售员的基础之上,两年之内晋升为销售主管,进而积累销售部门的管理经验,这个短期的目标就需要把时间,方法,甚至步骤详细地确定下来。

不管我们有什么样的具体目标,“不断提高自己,不断积累自己的体系,不断增强自己的方法”,都应该是目标之一。当然,你需要把这个目标拆分成明确可行的一些短期目标。

时间管理

体系管理是积累基础,目标管理是规划路线,我们还需要在沿着路线前进的道路上的具体指引,以使我们可以更有效地完成每一个具体目标。这就需要时间的管理,管理我们每天的具体工作,使我们不会被忙碌的琐事淹没。

自我管理中的时间管理就像是企业中的项目管理,不光要确保我们沿着正确的方向前进,还要努力使我们的前进速度更快,使我们的时间更高效地被使用。而我们自己就像是那个项目经理,要对这一切负责。

这个过程中我们需要学会三件事情:

  • 精力管理
  • 劳逸结合
  • 优先级排序

精力管理

时间管理有很多的理论,我认为管理时间的重点在于管理精力,或者说是注意力。

你有多少时间用在某件事情上,不代表你就能做好这件事情。我们经常会发现自己注意力不够集中,就是因为我们看似在做一件事情,但我们的精力却并没有完成在这件事情上。而我们是否会觉得累,也不取决于你花了多少时间在工作,而是取决于你用了多少精力在工作上,如果只是应付,估计是累不到哪里去的。

所以,首先我们要明确地知道,我们要管理的是我们的精力,而非仅仅是时间本身。具体应用中,需要三个步骤和一个注意点。

三个步骤如下:

  1. 制定计划列表。就像我们规划我们的整个职业发展一样,如果你需要可控地完成任何一件具体的事情,都应该把它变成是具体的计划项。你应该有一个计划列表。而这个列表应该是按重要程度排序的。

  2. 把重要的事情放进日程表。计划表是个工具,但只有计划表还不如没有,因为它会增加你的精神负担,会增加人的焦虑程度,但却不能帮助你完成计划中的事项。所以,我们需要把计划列表中真正重要的,排进我们的日程表,在某一天中找到一个合适的时间把它排进去。

  3. 重视日程表。计划能够被执行才是最重要的,否则有多少计划项在你的日程表都没有意义。所以,每周、每天,甚至每个小时我们都应该关注自己的日程表,做到心中有数。当计划中要完成某个事项的时间到来,我们就要停止一切其他事情,完全地投入到计划中的这件事中来。

在把事项排进日程表的时候,我们不需要把所有的计划项都排进去,因为我们的计划列表可能很长,而且有很多并不太重要,所以我们只需要把近期,比如一周中非常重要的,你必须要完成的事项排进日程表。而且,在把重要的事项排进日程表之后,你还需要把不重要的忘记,因为他们还在计划列表中,所以你不用担心真的会忘记他们,也不要因为不自觉地在他们上面花费精力而影响重要的事项的完成。

在执行日程表安排的时候,如果有人打扰你,你可以郑重地告诉他你有件非常重要的事情需要处理,或有个重要的约会,请他在另一个时间来找你。如果你确实需要被某个更重要的事情中断,那你一定要把未完成的那件计划项重新排进你日程表的另一个时间。

一个注意点是:

提高集中注意力的能力。这可能是影响我们高效完成某些事情的很重要的一个因素。我们会被外界的各种事情打扰,也会被自己脑海中的各种突如其来的“思考”搅乱。所以,能提高自己的注意力,使自己专注地做需要做的事很重要。

排除掉一些专业的训练注意力的方法之外,我这里提两点相对容易但却重要的方法。一是只做重要的事情,只有重要的事情才能使你自然地全神贯注,也只有重要的事情才能使你有理由推开各种干扰。二是不要把自己放在容易被干扰的环境中。比如你把自己关在一间单独的房间比在公共场所更安全,你戴上耳机也会减少别人打扰你的概率,等等。

劳逸结合

人的精力总是有限的,没人可以7x24小时地努力工作。所以,我们除了关注我们的职业发展和我们的目标之外,还应该关注我们的精力来源,就是我们的身体。我们需要劳逸结合才能使身体更快地恢复活力,在完成高强度工作之后能再次投入工作。

有研究表明,人的很多创新性的想法,甚至是顿悟,都是在休息之后产生的。就像当你努力思考一件事情无果,但当你停下来休息的时候可能就突然有个非常好的点子闪出,给了你灵感。

劳逸结合的具体方法有:

  • 在日程表中插入空闲时间。比如你每隔两三个小时就插入一个小时的空闲时间,在这些时间中你不刻意安排任何的事项。这一来可以使你得到休息,二来万一你前面的事项没能按计划完成或被别的事情打断也会有补救。当然,我们的最终目的是要劳逸结合,所以不应该最终这些休息时间都被上一件项目的拖延所占据。那样的话你就需要考虑自己的计划方式是否需要调整,或增加休息时间。
  • 需要有休息项目或爱好。比如你是一个脑力劳动者,那就应该有一些体育方面的爱好,可以使自己的身体换种工作模式,这样可以得到最大限度的休息。

优先级排序

上面我们提到了在计划列表中按重要程度排序。这个非常重要,因为我们总是会有做不完的事情,如果不排序我们会被不断增加的事项所淹没,而最终也没能完成计划中的一些重要事情。

时间管理中的四象限法则可以帮助我们做好优先级排序。它把我们所有的事情分成了四个象限,分别是重要且紧急、重要但不紧急、紧急但不重要和不紧急也不重要。

我们通常会被各种重要又紧急的事情淹没,也会被各种紧急却不重要的事情所打扰。为了减少这种被动情况,使我们更好地掌控自己的时间和精力,我们应该遵从几个原则:

  • 选最重要的。比如,在所有的事情中我只让你选一件事情,你会选哪个?有哪件事情是早晚都得做,而且不做会有很严重后果的?这会帮助你识别那些真正重要的事项。要努力把这些事情在变得紧急之前完成,这样就可以减少日后遇到更多的又紧急又重要的事情。
  • 紧急但不重要的事情,要降低重视程度,比如降低完成质量,或放权让别人去做。
  • 不紧急也不重要的,要坚持不去做。这里用坚持这个词是因为这些事项往往具有诱惑力,因为他们通常比较容易或者是你喜欢做但不需要的。你要抵制住他们,让他们一直呆在你的计划列表中,而不是在日程表中,时间长了总有一天你会主动把他们从计划列表中去除,不再希望去完成他们。
  • 如果你每天都有很多重要又紧急的事情,使你没机会去有计划地完成,又没时间去做一些真正重要却不紧急的事情,那么你需要认真思考怎么样才能减少这些紧急事件的发生频率。一个策略是假设自己没那么多时间,那么你会先完成哪些,又会有哪些事情不能完成,那些没能完成的事情又会有什么影响。就像你是一个没那么高效的员工,那么你总得有一些事情是完成不成的。你可以用这种方法来为那些重要但不紧急的事情争取一点时间,这可能会影响你眼前的效率甚至业绩,但长远来看这会使你的将来更高效。

总结

  • 我们先说了要有逐渐完整的体系,包括知识体系,学习方法和外部资源,这些都需要逐步积累,需要耐心,急不得。
  • 然后说了要有明确的目标,包括长期的和短期的,并且要定期审查自己的目标,确保还在正确的方向上。
  • 最后是具体日常生活和工作中,要管理好自己的时间。这里面要知道重点不是你花了多少时间在某个方面,而是你实实在在的精力都用在了哪些地方。而且还要懂得排序优先级,尽量去做重要的事情,而且要劳逸结合。

把自己当成是一家公司来运营和管理,把自己当做是这家公司的CEO同时也是基层员工,同时具备领导思维和员工思维,你才能有更美好的未来。

但是,人本身有一个最大的难点,那就是情绪,这会使人比公司更难以管理。所以需要结合一些其他的方法来控制情绪,帮助我们更好地管理自己。这个我们以后慢慢分解开来说。


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